TRAINING FOR SECRETARIES & ADMINISTRATION PROFESSIONAL

24. BASICS OF FINANCE & ACCOUNTING

           (durasi 2 hari, biaya investasi Rp. 2.800.000 per peserta)  

Basics of finance and accounting ini ditujukan bagi para sekretaris yang ingin meningkatkan kemampuan dan pemahaman mereka tentang keuangan dan akuntansi. Dalam menunjang dan melengkapi tugas dan tanggung jawab atasan mereka para sekretaris seringkali menghadapi berbagai variasi pekerjaan yang mana salah satunya adalah keuangan dan akuntansi yang sifatnya mendasar. Hal ini menyangkut pemahaman bisnis secara umum, pengertian rugi laba, informasi keuangan, anggaran, modal kerja, dan sebagainya. Melalui pelatihan ini para sekretaris akan memiliki pengetahuan dan kemampuan dasar di bidang keuangan sehingga sangat menunjang tugas-tugas atasan mereka dalam mencapai keberhasilan dalam bisnis.

Materi pelatihan:

Ø  Finance at work (the importance of finance in business, finance as a means of measuring performance, understanding capital and revenue)

Ø  An introduction to key financial statement (profit and loss accounts, balance sheet, cashflow statement)

Ø  Using financial information

Ø  Budgeted explained (what are they and why they are needed, budgeting process, preparing a simple budget, nature of costs)

Ø  Working capital and cash flow within organization

Ø  Personal development: formulating a personal action plan

Output pelatihan:

·      Memahami dasar-dasar manajemen keuangan dalam bisnis

·      Memahami pentingnya laporan keuangan

·      Mampu menyusun anggaran

·      Mampu merencakan modal kerja sesuai arus kas perusahaan

 25. OFFICE AUTOMATION SKILL

            (durasi 2 hari, biaya investasi Rp. 2.800.000 per peserta)  

Office automation fSkill akan menjadikan para sekretaris orang-orang yang dapat diandalkan oleh atasan mereka terutama dalam pengunaan dan implementasi program komputer untuk keperluan administrasi kantor. Mereka akan belajar mengetik surat, memo, fax, e mail dan laporan secara efektif dengan program komputer. Demikian pula, dengan pembuatan spreadsheet, bekerja dengan workbook, formula, format data, dan sebagainya. Bahkan, mereka juga dapat menyusun database yang sederhana. Pada saat mereka diminta atasan menyiapkan bahan presentasi, mereka akan mahir menggunakan animasi, tabel, chart, dan sebagainya. Selanjutnya, mereka juga dapat membantu atasan mengelola arsip dan tugas-tugas yang berkaitan dengan proyek-proyek yang dikelola atasan mereka. 

Materi pelatihan:

Ø  Learn how to create letters, memos, faxes, basic newsletter and reports

Ø  Learn how to send and receive emails, schedule appointments and events, add and edit contacts, create to-do-lists

Ø  Learn how to create spreadsheets, work with workbooks, create formulas, and format data

Ø  Learn how to build relational databases, create simple queries, macros and forms, secure a database

Ø  How to create and enhance presentations, add animations, create tables and charts, run slide shows

Ø  Learn how to create a project files, tasks and workspaces, assign resources, work with multiple project files simultaneously

Output pelatihan:

·      Mampu menggunakan aplikasi program komputer untuk pengetikan surat, laporan, dan sebagainya

·      Mampu menggunakan aplikasi program komputer untuk membuat spreadsheet

·      Mampu menggunakan aplikasi program komputer untuk pengelolaan database dan e mail

·      Mampu menggunakan aplikasi program komputer untuk presentasi

26. CONTRACT DRAFTING

           (durasi 3 hari, biaya investasi Rp. 3.800.000 per peserta)  

Contract drafting yang akan diberikan dalam pelatihan ini merupakan a step-by-step guide yang akan memampukan para peserta menulis konsep dan naskah kontrak bisnis. Para peserta akan belajar melalui proses perancangan kontrak bukan hanya sebagai kontrak individual tetapi lebih kepada kontrak dalam kaitan dengan bisnis secara menyeluruh. Juga akan disajikan studi kasus perancangan kontrak dan pemahaman aspek legal suatu kontrak bisnis. Setelah selesai mengikuti pelatihan ini diharapkan para peserta akan mahir dalam perancangan dan negosiasi kontrak bisnis.

Materi pelatihan:

·         Legal aspects of a contract

·         Types of individual contract and public contract

·         Techniques in drafting a contract

·         Case studies of contracts and their elements

·         International business contract

·         E commerce contract

·         Arbitrage

·         Exercise in drafting a contract

Output pelatihan:

·      Memahami aspek legal dari suatu kontrak

·      Mampu merancang kontrak bisnis

·      Memahami berbagai jenis kontrak dan format rancangan kontraknya

·      Memahami proses arbitrase apabila salah satu pihak wanprestasi

 27. EFFECTIVE OFFICE MANAGEMENT

           (durasi 3 hari, biaya investasi Rp. 3.500.000 per peserta)  

Effective office management  akan memampukan para sekretaris dan administrasi profesional untuk mengelola segala hal yang berkaitan dengan administrasi kantor secara efektif. Mulai dari pekerjaan yang bersifat rutin (telepon, fax, surat, email) hingga kepada pekerjaan non-rutin seperti melayani pelanggan, protokoler, melakukan koordinasi suatu meeting, mengatur perjalanan atasan, dan sebagainya. Setelah selesai mengikuti pelatihan ini para peserta akan memiliki semangat dan kemampuan untuk mengelola kantor secara efektif.

Materi pelatihan:

Ø  Telephone skills and Handling of faxes

Ø  Office administration

Ø  Prioritising (decision making skills) and Time management

Ø  Understanding how teams function

Ø  Customer service

Ø  Protocol and etiquette

Ø  Motivation

Ø  Managing a diary

Ø  Filing: manual and computerized

Ø  Record and mail management

Ø  Coordinating meetings

Ø  Petty cash

Ø  Travel arrangements

Ø  Personal development: formulating a personal action plan

Output pelatihan:

·      Memahami bagaimana mengelola kantor secara efektif

·      Mampu menyusun daftar prioritas sesuai tugas dan tanggung jawab

·      Mampu melayani tamu sesuai aturan protokoler

·      Mampu melakukan manajemen pengarsipan (manual dan komputerisasi)

28. EFFECTIVE COMMUNICATION SKILL 

           (durasi 2 hari, biaya investasi Rp. 2.800.000 per peserta)  

Effective Communication Skill merupakan kemampuan utama yang harus dimiliki oleh para sekretaris dan administrasi profesional. Komunikasi merupakan benang merah dari seluruh kegiatan yang berlangsung di perusahaan. Komunikasi memiliki 5 tujuan utama yaitu memperoleh dan memberikan informasi, memastikan suatu pemahaman, membujuk, mendapatkan follow up (suatu tindakan), dan mengubah perilaku. Apabila setiap orang di perusahaan memiliki kemampuan berkomunikasi yang prima maka dapat dipastikan bahwa perusahaan tersebut akan mencapai keberhasilan dalam segala hal.   Melalui pelatihan ini para peserta akan dilatih keterampilan mereka dalam berbicara (speaking) maupun mendengarkan (listening) dengan lebih memahami kebutuhan dan keinginan orang lain (berempati) sehingga orang-orang yang terlibat dalam komunikasi menjadi senang dan bersemangat.

Materi pelatihan:

Ø  How does excellent communication work?

Ø  Relational communication

Ø  Empathy in communication

Ø  How to initiative, to develop  and to maintain a relationship

Ø  How to speak smartly and empathicly

Ø  How to listen carefully and empathicly

Ø  Influence and control in communication practice

Ø  How to solve barriers in speaking and listening

Ø  Personal development: formulating a personal action plan

Output pelatihan:

·      Memahami pentingnya komunikasi yang excellent

·      Mampu berbicara dengan smart dan berempati

·      Mampu mendengarkan dengan cermat dan berempati

·      Mampu mengatasi berbagai permasalahan yang timbul dalam komunikasi

29. CUSTOMER SERVICE TECHNIQUE

           (durasi 3 hari, biaya investasi Rp. 3.800.000 per peserta)  

Customer service technique merupakan salah satu keunggulan kompetitif yang harus dimiliki perusahaan manakala customer focus organization menjadi moto perusahaan. Di era customer oriented saat ini, orang-orang yang berada di front line menjadi ujung tombak untuk dapat memuaskan para pelanggan melalui pemenuhan kebutuhan dan keinginan mereka. Melalui pelatihan ini para peserta akan dilatih sensitivity, awareness, dan careness untuk melayani pelanggan melalui 5 kunci sukses: empathic listening, reliable promises, responsible toward customer’s voice, service quality assurance, dan excellence communication. Setelah selesai mengikuti pelatihan para peserta akan mampu mengkontribusikan manfaat service excellence bagi perusahaan, pelanggan, dan karyawan.

Materi pelatihan:

Ø  The benefits of excellence service

Ø  Focusing on customer service success

Ø  How customer service creates revenue

Ø  Why customer service is based on perceptions

Ø  Focusing on customer’s top two expectations to save time and reduce stress

Ø  Managing customer expectations by personality style

Ø  Dealing with difficult customers

Ø  Responding effectively to specific customer behaviors

Ø  Personal development: formulating a personal action plan

Output pelatihan:

·      Memahami manfaat service excellence

·      Memahami bagaimana melayani pelanggan sesuai ekspektasi mereka

·      Mampu mengatasi pelanggan-pelanggan bermasalah

·      Mampu merespon perilaku-perilaku pelanggan yang spesifik secara efektif

30. FILE MANAGEMENT & DATABASE SYSTEM

           (durasi 3 hari, biaya investasi Rp. 3.950.000 per peserta)  

File management & database system merupakan salah satu keunggulan kompetitif yang harus dimiliki perusahaan di era teknologi informasi di mana informasi merupakan sumber daya yang sangat berharga. Apalagi saat ini perusahaan cenderung membina hubungan pelanggan melalui pengelolaan database maka pelatihan ini menjadi keharusan untuk diikuti oleh para sekretaris dan administrasi profesional. Tinggalkan kesan buruk bahwa bangsa kita tidak mampu mengelola arsip dengan baik. Melalui pelatihan ini para peserta akan dilatih dan dikembangkan kemampuannya dalam mengelola arsip secara manual dan database management system.

Materi pelatihan:

Ø  Introduction to file management

Ø  File structure

Ø  Saving files

Ø  File references

Ø  Shared files

Ø  Concept of file management with database system

Ø  Database program selection strategy for file management system

Ø  Database program implementation for file management system

Output pelatihan:

·      Memahami bagaimana mengelola arsip secara manual dan program komputer

·      Mampu menyusun arsip berdasarkan database

·      Mampu menggunakan strategi pemilihan program database

·      Mampu mengimplementasikan program database untuk sistem pengarsipan

 31.  PUBLIC RELATIONS TRAINING

           (durasi 2 hari, biaya investasi Rp. 2.800.000 per peserta)  

Public relation training ditujukan bagi praktisi kehumasan (corporate PR) dan sekretaris perusahaan (corporate secretary) yang hendak mengembangkan kompetensinya dalam PR management mutakhir. Baik buruknya citra suatu perusahaan sangat ditentukan oleh kinerja corporate PR. Oleh karena itu, corporate PR harus memiliki pola pikir (mindset) yang benar tentang bagaimana membangun citra perusahaan melalui program-program PR, membina hubungan dengan pemerintah dan media massa. Melalui pelatihan ini akan terjadi perbincangan menarik seputar permasalahan PR serta mencari solusi yang terbaik. 

Materi:

1.     New paradigm and role of public relation management

2.     Managing public opinion oriented to positive company image

3.     Preparing a public relation management program

4.     Implementing a public relation management program

5.     Managing relationship with government

6.     Managing relationship with media

7.     Case study and Action plan

Output:

·       Memahami konsep dan implementasi public relation management

·       Memiliki pola pikir yang benar tentang program kehumasan dikaitkan dengan citra perusahaan

·       Mampu mengembangkan program kehumasan sesuai kebutuhan

·       Mampu membina hubungan dengan pemerintah dan media massa

32. COMMUNITY DEVELOPMENT

 (durasi 3 hari, biaya investasi Rp. 3.750.000 per peserta)

Community development telah menjadi tugas manajemen perusahaan dalam mengembangkan dan mempertahankan eksistensi bisnisnya dalam sistem ekologi. Semakin kongruen program community development yang dilakukan maka perusahaan tersebut akan semakin mengisi relung ekologi yang dibutuhkan untuk mencapai simbiosis mutualisme dengan masyarakat. Sebagai suatu sistem terbuka, perusahaan memerlukan banyak input (bahan baku, tenaga kerja) yang berasal dari lingkungan sekitar. Dengan terwujudnya pengembangan komunitas (community development) maka perusahaan juga akan mendapatkan banyak manfaat.

Materi:

1.     Community Development Policy

2.     Community Development Programs

3.     The roles of Government in community development programs and their interactions with region development

4.     Identification of needs and participations of communities

5.     Planning and executing of community development programs

6.     Monitoring and evaluation

7.     Case study

8.     Action plan

Output:

·       Memahami konsep dan implementasi kebijakan community development

·       Mampu melakukan penyusunan program community development sesuai kebutuhan

·       Mampu melaksanakan program-program community development

·       Mampu melakukan monitoring dan evaluasi program community development

33. PROFESSIONAL SECRETARY BASIC TRAINING

            (durasi 2 hari, biaya investasi Rp. 2.950.000 per peserta)

Tuntutan sebagai sekretaris yang professional di era globalisasi memang tidak bisa dihindarkan lagi. Dunia bisnis yang semakin hari semakin ketat persaingannya, mengharuskan siapa saja yang bekerja suatu perusahaan untuk memberikan pelayannan yang unggul pada setiap pelanggannya, untuk membangun citra perusahaan yang baik. Pelatihan Profesional Secretary Basic Training   akan memberikan pemahaman kepada peserta mengenai standar kinerja sekretaris yang sesuai dengan tuntutan globalisasi dan membekali dengan teknik-teknik yang efektif dalam menjalankan tugas sehari-hari.

Materi:

1.     Peran sekretaris/administrasi dalam lingkungan bisnis

2.     Manajemen waktu yang efektif

3.     Dasar dasar manajemen bisnis

4.     Kemampuan dasar berkomunikasi & penulisan laporan bisnis

5.     Kepuasan pelanggan dan penyampaian mutu layanan 

6.     Kemampuan dasar negosiasi

7.     Menciptakan citra perusahaan melalui PR

8.     Simulasi

Output:

·      Mengetahui bagaimana meningkatkan kemampuan berkomunikasi 

·      Memahami dasar-dasar manajemen bisnis

·      Memahami bagaimana berkomunikasi dan menulis laporan bisnis

·      Memahami bagaimana menciptakan dan menjaga citra perusahaan

34.  MANAGEMENT SKILLS FOR SECRETARY  

            (durasi 3 hari, biaya investasi Rp. 3.950.000 per peserta)  

Management Skill for secretary merupakan serangkaian management skill yang dibutuhkan oleh para sekretaris profesional untuk menjawab tantangan bahwa “tidak ada satupun pekerjaan yang tidak dapat dikerjakan”. I can handle it. Adanya perasaan untuk mengambil tanggung jawab yang lebih besar membuat para sekretaris harus mampu berperilaku layaknya seorang manager. Dia mampu menyusun planning & scheduling, melakukan berbagai negosiasi, mampu memotivasi dan mengarahkan orang-orang di tempat kerja, mampu mempresentasikan dan mengkomunikasikan berbagai hal penting di depan atasan maupun pelanggan eksternal. dan juga mampu menyelesaikan segala persoalan yang dihadapi serta mampu membuat keputusan dalam lingkungan tugas yang menjadi tanggung jawab mereka

Materi pelatihan:

·         The assistant as manager

·         Planning and scheduling

·         Negotiating

·         Managing, motivating, and leading people

·         Presentation and communication skills

·         Decision-making and problem-solving

Output pelatihan:

·      Memahami pentingnya management skill

·      Mampu melakukan perencanaan dan penjadwalan

·      Mampu memotivasi orang-orang di lingkungan kerjanya

·      Mampu memecahkan masalah dan mengambil keputusan sesuai tanggung jawabnya

35. PERSONALITY DEVELOPMENT FOR SECRETARIES

           (durasi 2 hari, biaya investasi Rp. 2.950.000 per peserta)  

Personality development for secretaries akan membantu para sekretaris tampil menjadi a winner dikarenakan kepribadian mereka menjadi mantap. Karakteristik kepribadian yang mantap digambarkan dengan adanya rasa percaya diri yang tinggi, dapat memproyeksikan diri mereka positif di mata orang lain, dapat mencapai prestasi unggul dan sekaligus keberhasilan dalam pekerjaan. Melalui pelatihan ini para peserta akan dilatih dan dikembangkan kepribadian mereka melalui diskusi, aktivitas kelompok, self assessment, latihan secara individu, dan sesi praktek kepribadian. Setelah selesai mengikuti pelatihan ini para peserta diharapkan akan memiliki kepribadian yang lebih mantap sehingga dapat menghasilkan kinerja yang lebih tinggi di tempat kerja mereka.

Materi pelatihan:

·         The seven ways to project a positive personality to others

·         Overcoming shyness and gaining a confidence

·         Reducing negativity and developing positive attitudes

·         How to be self motivated

·         Building trust in relationship

·         Overcoming the habit of postponing

·         Developing a strong self image

·         Enhancing self worth and self esteem

·         How to be manage anger and frustations

·         Steps to minimize stress and tensions

·         Applying the ten secrets of success

·         Developing a balanced personality

Output pelatihan:

·      Memahami pentingnya pengembangan kepribadian

·      Memiliki rasa percaya diri dan mampu memotivasi diri sendiri

·      Mampu mengelola emosi atau marah atau perasaan frustasi

·      Memiliki citra diri positif di benak orang lain

36.  PROFESSIONAL SECRETARY  ADVANCED TRAINING

           (durasi 3 hari, biaya investasi Rp. 3.950.000 per peserta)  

 Professional Secretary Advanced Training merupakan pelatihan lanjutan bagi para sekretaris profesional yang menghadapi lingkungan bisnis yang terus mengalami perubahan. Sejalan dengan arus globalisasi, tuntutan terhadap kemampuan seorang sekretaris profesional terus meningkat. Melalui pelatihan ini para peserta akan dilatih dan dikembangkan kemampuan mereka dalam hal administrasi kantor mutakhir, citra profesional baik dalam hal penampilan, sikap, kepribadian, kemampuan berkomunikasi interpersonal baik lisan maupun tulisan (dalam bahasa Inggris),  serta mampu memiliki kemampuan reception skill dan table manners.

Materi pelatihan:

·         The secretarial profession in the global era

·          Professional image of a secretary

·         Administrative office procedures

·         Filing techniques

·         Interpersonal communication in English (oral and written)

·         Receiving and handling telephone call in English

·         Customer service skill

·         Table manners in practice

·         Personal development: formulating a personal action plan

Output pelatihan:

·      Memahami peran dan fungsi sekretaris profesional adalam era global

·      Memiliki citra profesional sebagai sekretaris

·      Mampu melakukan prosedur administrasi kantor (telpon, fax, e mail, dan sebagainya)

·      Memiliki kemampuan pelayanan pelanggan dan table manners

37.  TIME & STRESS MANAGEMENT IN WORKPLACE

            (durasi 2 hari, biaya investasi Rp. 2.800.000 per peserta)  

Time & Stress Management in Workplace merupakan skill yang dibutuhkan oleh para sekretaris profesional agar lebih produktif dan bebas dari rasa stres. Banyaknya tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh para sekretaris membuat mereka seakan kekurangan waktu atau konsekuensu lain adalah pekerjaan mereka tidak selesai pada waktunya. Pressure demi pressure dihadapi mereka dari hari ke hari bahkan dari jam ke jam yang tidak mustahil membuat mereka stres. Apabila mereka stres maka menjadi makin tidak produktif. Hal ini tidak boleh dibiarkan. Melalui pelatihan ini para peserta akan dilatih dan dikembangkan kemampuan mereka dalam mengelola waktu dengan priority setting, to-do-list, time waster elimination, serta mengelola stres dengan berbagai metoda mutakhir.

Materi pelatihan:

Ø  Decide your goals

Ø  Diagnose your time utilization

Ø  Divide your day (work planning, daily plan)

Ø  Decide priorities

Ø  Delegate effectively

Ø  Delete time wasters (external & internal)

Ø  De-stress yourself (understanding of stress, sources of stress, the effects of stress on productivity, health, energy, and relationship; managing stress)

Ø  Develop a greater sense of well-being

Output pelatihan:

·      Memahami pentingnya manajemen waktu dan manajemen stres

·      Mampu menggunakan waktu kerja secara efektif

·      Mampu mengatasi penyebab terjadinya stres

·      Mampu mengelola stres secara efektif